Очередная книга известного российского автора посвящена проблемам делопроизводства, деловой переписки, документооборота и т. д. Не секрет, что в большинстве случаев эти процессы в организациях не оптимизированы, и эта книга является одной из первых попыток скомпоновать основные правила делопроизводства под одной «крышей». Ясность изложения, множество примеров сделают это произведение настольной книгой секретарей, референтов и всех, кто хочет уметь правильно оформлять документы.
Оглавление
Введение
Глава 1. Общие вопросы организации письменных коммуникаций
1.1. Значение документационного обеспечения управления
1.2. Из истории письменных коммуникаций в России
1.3. Коммуникативная и управленческая деятельность посредством документов
1.4. Этические аспекты письменных коммуникаций
Глава 2. Направления классификации, стандартизации и унификации документов
2.1. Основные понятия и нормативные материалы по делопроизводству
2.2. Документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии
2.3. Классификация документов
Глава 3. Состав и расположение реквизитов на документах, правила их корректировки, сроки исполнения
3.1. Стандарт по ведению переписки внутри России: ГОСТ Р 6.30-97 и изменения к нему
3.2. Меры против мошенничества
3.3. Стандарты при осуществлении письменных коммуникаций с зарубежным деловым партнером
3.4. Этические нормы при составлении текста делового письма проблема определения формы вежливого обращения
3.5. Правила корректировки документов
3.6. Сроки исполнения документов
3.7. Стандарты при разработке научной документации, оформлении реферата, информационного обзора
Глава 4. Примеры составления внутренних организационно-распорядительных документов
Глава 5. Документы по личному составу предприятия
5.1. Документы личного дела работника
5.2. Документы для трудоустройства 5.3. Деловое общение посредством визитной карточки
Глава 6. Документы, определяющие разделение труда и трудовые отношения
Глава 7. Систематизация и хранение документов, документооборот и автоматизация делопроизводства
7.1. Систематизация документов на предприятии
7.2. Регистрация документов с помощью "Номенклатуры дел"
7.3. Документооборот на предприятии
7.4. Автоматизация документационных процессов
7.5. Особенности хранения документов
Глава 8. Технология подготовки и заключения коммерческого соглашения
8.1. Сбор информации о деловом партнере
8.2. Структура и содержание договора купли-продажи товаров
Глава 9. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую тайну
9.1. Организация работы
9.2. Постановление Правительства о перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну
9.3. Примерный перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну предприятия
9.4. Защита персональных данных работника (глава 14 ТК РФ, ст. 85-90, извлечения)
Глава 10. Документационное обеспечение процесса организации и регистрации предприятия
Глава 11. Исследования и расчеты в области документационного обеспечения управления
Глава 12. Справочные материалы
12.1.Примерный перечень документов, подлежащих легитимизации
12.2.Список слов делового языка, вызывающих трудности в употреблении
12.3.Модели и варианты синтаксических конструкций для делового письма
12.4.Примеры оформления приказов и соответствующих записей в разделе "Сведения о работе" трудовых книжек работников
12.5.Примерное Положение об отделе
Глава 13. Деловая игра, вопросы, задания
13.1.Деловая игра: Организация деловой переписки и оформление документов по сделке в двух вариантах: путем составления и обмена деловыми письмами (оферта и акцепт) и путем разработки специального коммерческого соглашения
13.2. Деловая ситуация: Оформление на работу
13.3. Отдельные практические задания
13.4. Состав папки студента по итогам изучения делопроизводства
13.5. Вопросы по теории делопроизводства
Литература
ОТРЫВОК
ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ
1.1. Значение документационного обеспечения управления
Чтобы произвести какую-либо продукцию хотя бы на одном предприятии, нужно распределить работы, согласовать усилия многих людей, грамотно дать задания специалистам и группам. Ведь каждый человек является специалистом в своей области (один - конструктор, второй - технолог, третий - экономист, четвертый - станочник и т. д.), но только все вместе люди могут возводить здания, создавать автомобили, самолеты, выращивать, сохранять и реализовывать урожай. Причем часто отдельные детали и узлы конечной продукции производятся на разных предприятиях, в разных городах, а иногда и в разных странах.
Своевременность получения и достаточность информации - фактор снижения риска, залог обоснованного и эффективного решения, продуктивной и целесообразной деятельности.
По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три-пять лет удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране за последние годы появилась масса новых организаций, предприятий, учреждений различной организационно-правовой формы, созданных с различными целями, и эти организации активно включились в процессы производства и обмена товаров и услуг, стали субъектами и объектами передачи информации.
Информация - важнейший товар: "Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией". В условиях конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно и в нужном объеме информацию о рыночной конъюнктуре, получить данные для анализа процессов и прогнозирования тенденций, о новинках техники и технологии, в то же время сохранив информацию, на основе которой можно вырваться вперед, обеспечить очередной этап развития фирмы. Информация считается основным фактором развития современного общества, она пронизывает все аспекты управления, определяет экономические результаты, поэтому это общество называют информационным.
Информация в наше время породила самостоятельные информационные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации. Это и библиотечные системы, и глобальные компьютерные сети, и СМИ, и отрасли, производящие носители информации, устройства для работы с ней. Особое внимание стран с развитым рынком к проблемам информации подтверждается законодательными актами (в США с 1950 г. действует Закон о документе), высокими приоритетами проблем информационного обеспечения деятельности общества по сравнению с другими направлениями развития (электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации), невиданными темпами развития вычислительной техники. В Германии к ключевым направлениям научно-технической революции наряду с развитием ядерной энергетики, освоением космоса отнесено и информационное обеспечение управления.
О значении, придаваемом делопроизводству в современной России, говорит такой факт.
Правительство Москвы еще в 1993 г. приняло постановление "Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела", а мэр Москвы издал распоряжение "Об утверждении штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосархив" за нарушение действующего законодательства по архивному делу". Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение), за оставление архивов в бесхозном неучтенном состоянии (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); до 35 минимальных окладов - за необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки; до 28 минимальных окладов - за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения (проведение экспертизы ценности документов, их научно-техническая обработка, составление описей дел).
Органы Росархива имеют законное право контролировать порядок осуществления делопроизводства и соблюдения нормативных требований в этой области на любом предприятии и в любой организации РФ ("Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 г., а также "Положение об Архивном фонде РФ" и "Положение о Государственной архивной службе", утвержденные указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552).
С 1 июля 2002 г. в России введен в действие Кодекс РФ об административных нарушениях, где, в частности, предусмотрены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в виде предупреждения или наложения на должностных лиц штрафа от трех до пяти МРОТ (ст. 13.20). Санкции за невыполнение в срок законного предписания органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства, налагаемые на должностное лицо, могут быть в пределах от пяти до десяти МРОТ, а на юридическое лицо - от пятидесяти до ста МРОТ (ст. 19.5).
Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяет оперативность, четкость и слаженность работы организации, влияет на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы - целые подразделения (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, экспедиция).
Как и любая другая важная деятельность, документационное обеспечение управления требует внимания руководителя (менеджера) и понимания им важности и особенностей этой работы. Любой руководитель является, с одной стороны, организатором производства и управления и поэтому обязан уделять внимание документационному обеспечению управления, его организации, персоналу, занимающемуся делопроизводством, а с другой стороны, руководитель сам является субъектом делопроизводства, работающим с документами, определяющим их назначение, порядок работы с ними и содержащимися в них решениями и предложениями. Статус руководителя превращает его в звено делопроизводства, и поэтому ему необходим набор знаний, обеспечивающих эффективное участие в работе с документами.
В силу несовершенства человеческой нравственности, преобладания у человека тяги к обеспечению в первую очередь своих интересов, остается необходимость закреплять принимаемые решения в документах, имеющих юридическую силу и позволяющих обеспечить защиту, гарантию соблюдения интересов взаимодействующих сторон. Рассказы об устных сделках, совершавшихся русскими купцами в прошлом веке, не содержат, обычно, упоминания о наличии купеческих гильдий, вступление в которые было сопряжено с проверкой на честность и поручительством других членов гильдии. Исключение из гильдии за нарушение данного слова вело к потере клиентуры и разорению "разгильдяя". Устные же договоренности современных зарубежных бизнесменов подкрепляются, как правило, составлением юристами и экономистами фирм-участников сделки полноценного коммерческого соглашения.
1.2. Из истории письменных коммуникаций в России
Отечественное делопроизводство имеет богатую историю, традиции; суть его не изменилась за сотни лет существования нашего государства. Для примера приведем сравнение процедур, связанных с "приказным" делопроизводством времен царя Алексея Михайловича, и процедур современного делопроизводства.
В приказном делопроизводстве все документы по общему делу подклеивались "друг под друга", склейка "заверялась" подписью дьяка через всю страницу прямо по склейке (чтобы не подменили документы или порядок их поступления). Чем дольше велось дело, тем длиннее становился "столп", или свиток. Да и государственные документы бывали длинными: Соборное уложение 1649 г. - 309 метров. Документы наматывались на стержень или просто хранились в рулоне на полках или в сундуках. Для наиболее важных изготавливались специальные футляры. При переносе рулоны документов разматывались и волочились за тем, кто их переносил. Отсюда, говорят, произошло слово "волокита" - необоснованное затягивание дела.
Да и как было не затягивать дело, надеясь на мзду, если "молодшие подьячие" служили "неверстанно", т. е. без жалованья, а только на подношения "челобитчиков"! Отсюда, наверное, на Руси вековая тяга чиновников к мздоимству.
"Из центра" (от царя, боярской думы, приказов) на места шли указы, грамоты, приговоры, наказы, а снизу вверх поступали отписки, челобитные, доклады. Знакомое слово - отписка? Приказы (аналоги современных министерств и ведомств) писали друг другу "памяти".
Интересна и система коллежского делопроизводства: в частности Петр I вместо столбцовой формы документов ввел тетрадную и значительно улучшил "порядок в делах".
С начала XIX в. в России осуществляется министерское делопроизводство. Так, "Общим учреждением министерств" вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документа до его хранения в архиве.
Современное делопроизводство - это результат многовекового исторического процесса. Но если бы у России были документационные источники или солидные артефакты, свидетельствующие об ее историческом прошлом, которое в действительности уходит не на одну тысячу лет в глубь веков, мы бы и больше уважали себя как народ, и могли бы чувствовать себя на равных с древними цивилизациями, а не (по Маяковскому) "страной-подростком".
Два примера, показывающих глубину истории России. Где жила царица Медея, к которой приплыли за золотым руном древние греки? Ее царство было на юге России, имело выход к Черному морю. Кто был Аттила, захвативший в V в. почти всю Европу, в том числе Рим? Предводитель гуннов, волжских племен. Итиль - древнее название Волги, "Аттила" - говорят, это искаженное "Эт Итиль" (т. е. "человек с Волги", "волжанин"). Что мы знаем об этих выдающихся деятелях своего времени? Почти ничего, информация сохранилась в виде легенд, мифов, да и то в анналах иных стран. Недавно на территории Южного Урала открыли остатки древнего города, которому не менее 3 тысяч лет. Вот и появляются понемногу свидетельства нашей древней истории: оказывается, и мы являемся потомками древних цивилизаций, и у нас есть основания гордиться древностью происхождения. Будь больше документов, а не только берестяные грамоты древних Новгорода и Пскова, может быть, и наш менталитет был бы иным, а тяга к потрясениям - меньше. Кстати, когда во всей Европе уже давно было Средневековье, у нас в это же время, согласно учебникам истории, - период Древней Руси.
Так что исторические источники, документальные свидетельства - это еще и "менталитетообразующий" фактор.
1.3. Коммуникативная и управленческая деятельность посредством документов
Возьмем для рассмотрения роли документов в деятельности предприятия условный упрощенный пример. Предположим, на наш завод постоянный клиент прислал заказ на изготовление партии продукции. Этот заказ должен быть выполнен на официальном бланке, заверен необходимыми подписями ответственных лиц и печатью, содержать сведения о наличии у заказчика счета в банке, с которого он переведет нам деньги за продукцию. Такой документ является гарантией для нас, что, понеся расходы по производству продукции, мы не останемся без компенсации наших затрат. В случае спора такой документ должен иметь статус доказательства в арбитражном суде.
Этот документ поступает к нам в канцелярию по почте или факсу (не всякий заказ можно выполнять на основании заказа по факсу, поскольку факсимильное сообщение - это не подлинник, а копия документа, а суды рассматривают только подлинники документов). В канцелярии его должны принять, проверить достоверность, правильность составления, наличие всех необходимых элементов, положенных для такого рода документов. Документ должны зарегистрировать, т. е. присвоить уникальный индекс и номер, благодаря которым этот документ будет отличаться от массы подобных ему, его можно найти, проконтролировать его движение, установить место хранения.
Такого рода важные документы направляются обычно на рассмотрение руководителю организации, который накладывает резолюцию, пишет свое решение, что следует делать, кому и когда по сути данного документа.
Если решение положительное, документ или его копии, сделанные для каждого исполнителя в канцелярии, направляются исполнителям решения руководителя "на исполнение". Исполнителями могут быть:
конструкторский отдел, разрабатывающий чертежи на изготовление продукта, изделия;
технологический отдел, разрабатывающий технологию изготовления изделия;
экономические службы, планирующие все виды затрат, связанных с производством и реализацией изделия;
маркетинговая служба, регулирующая отношения предприятия с рынком; отдел сбыта, осуществляющий реализацию изделия и контроль за соблюдением оговоренных сроков изготовления, и многие другие подразделения, включая производственные цеха.
Функции, права, обязанности этих подразделений зафиксированы в документах, отражающих разделение труда: положениях о подразделениях, штатных расписаниях. Общие правила поведения и взаимодействия участников и организаторов создания продукции обеспечиваются многочисленными документами: коллективным договором администрации и трудового коллектива, положением о персонале или трудовым распорядком, а обязанности, права и ответственность каждого специалиста и руководителя - должностной инструкцией и трудовым договором. Трудовой процесс по производству изделия также сопровождается разработкой многочисленных документов: чертежами и другой конструкторской документацией, техническими условиями, сметами затрат, калькуляциями, технологической документацией, финансовыми документами, учетными документами и др. Подразделения пишут друг другу служебные записки, докладные, их деятельность регулируется приказами, распоряжениями руководителей разного уровня.
В процессе производства изделия стороны обмениваются служебными письмами разного предназначения: напоминание, информирование, уточнение, изменение условий и т. п.
Завершается эта деятельность отгрузкой изготовленного изделия, его отправкой с сопроводительными документами, выставлением банковского счета на оплату издержек производства. Все участники производства, его организаторы и руководители получают компенсацию за труд (заработную плату, премии) из средств, поступивших за реализацию изделия.
У каждого из документов свое предназначение, свои особенности содержания и разработки, свои маршруты движения по подразделениям.
1.4. Этические аспекты письменных коммуникаций
Этика делового общения посредством письменной речи, т. е. посредством документов, заключается в необходимости знания и соблюдения следующих принципов:
1. Знать, уметь, применять на практике и неукоснительно придерживаться норм служебной переписки, правил создания, оформления, регистрации, хранения документов, принятых в стране. Чтобы быть правильно понятым, вы должны изъясняться на языке партнера по общению.
2. Стремиться облегчить партнеру работу с документами, направляемыми ему, а для этого опять-таки необходимо знание и использование привычных для партнера правил делопроизводства.
3. Проявлять скромность в общении, не теряя достоинства, помнить, что направленный вами адресату документ - это ваше заочное представление потенциальному деловому партнеру, и от впечатления, которое производит ваш документ (грамотный - неграмотный, умный - неумный, правильный - неправильный, на понятном деловом языке - составленный по непонятным правилам, скромный - амбициозный и т. д.), зависит, будут ли и сколь долго у вас развиваться деловые отношения. Помните, что в серьезном бизнесе самое ценное - клиент, а из клиентов самый ценный - постоянный клиент, партнер. Ваш документ - элемент вашего имиджа. Самое ценное в имидже -репутация честного, надежного делового партнера.
Глава 2
Направления классификации, стандартизации и унификации документов
2.1. Основные понятия и нормативные материалы по делопроизводству
Приведем ряд определений, позволяющих установить единство терминологии и показать направления развития отечественной общегосударственной системы документационного обеспечения управления.
Документ - материальный объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16.487-83). Документ - это обычно носитель информации или управленческого решения, затем - хранитель информации; в перспективе отдельные документы могут представлять собой научно-историческую ценность.
Делопроизводство - деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами (ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ. Собрание законодательства РФ, 1995, № 8, ст. 609, с. 1213).
Основные направления решения проблем, связанных с переработкой огромных объемов информации:
1) стремление привести к единообразию носители информации и порядок размещения на них информации;
2) ускорение процессов обработки и передачи информации;
3) минимизация затрат на поиск и хранение данных.
Первое направление реализуется путем стандартизации и унификации носителей информации и их элементов, а второе и третье - путем совершенствования процессов и развития средств обработки и передачи информации. Конечно же, унификация и стандартизация носителей информации и процедур их обработки также способствуют ускорению их обработки, поиска, обеспечению сохранности.
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях, в организациях и учреждениях. На основе ЕГСД разработан нормативный документ - Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
Стандартизация - процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии при обеспечении надежного и безопасного функционирования. Стандартизация, например, терминов и определений в сфере делопроизводства позволила предоставить специалистам возможность использовать как бы единые язык и лексику, обеспечить точное понимание друг друга.
Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированный документ - документ, созданный в рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности.
На настоящий момент разработан ряд унифицированных систем документации:
унифицированная система плановой документации;
унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система первичной учетной документации;
унифицированная система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений, организаций;
унифицированная система расчетно-денежной документации;
унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);
унифицированная система документации по ценообразованию;
унифицированная система документации по материально-техническому снабжению и сбыту;
унифицированная система документации по торговле;
унифицированная система документации по внешней торговле;
унифицированная система проектной документации для строительства;
унифицированная система документации по изобретениям и открытиям;
унифицированная система документации по социальному обеспечению;
унифицированная система документации по труду и социальным вопросам;
унифицированная система документации по бытовому обслуживанию;
унифицированная система документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла.
Особой группой документов, в которых зафиксирована техническая мысль, являются технические документы (графические и текстовые). Наиболее широко известны конструкторская, технологическая, научно-исследовательская документации и соответствующие им системы документов:
ЕСКД - Единая система конструкторской документации;
ЕСТД - Единая система технологической документации;
ЕСТПП - Единая система документации по технической подготовке производства;
"Структура и правила оформления отчетов о научно-исследовательских работах",
"Строительные нормы и правила" и др.
Благодаря этим нормативным материалам технические специалисты понимают чертежи, технологию изготовления и требования, где бы они ни были выработаны. Этим, в частности, обеспечивается производственная кооперация.
Как правило, одним из факторов профессионализма в той или иной сфере деятельности являются знания и умения в области соответствующей системы документации. Но наиболее широко используемой группой документов являются организационно-распорядительные документы, с составлением, оформлением и обработкой которых сталкивается буквально каждый работник (например документы по личному составу, приказы, справки, протоколы и т. п.), поэтому мы особенно выделяем унифицированную систему организационно-распорядительной документации, которая устанавливает требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач.
Форма документа - установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.
Реквизит документа - обязательный элемент, присущий определенному виду документа.
Постоянный реквизит документа - реквизит, наносимый при изготовлении бланка документа.
Переменный реквизит документа - реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.
Реквизит-признак - реквизит показателя в документе, являющийся качественной характеристикой описываемого объекта.
Реквизит-основание - реквизит показателя в документе, являющийся количественной характеристикой описываемого объекта.
Показатель в документе - совокупность реквизита-признака и реквизита-основания.
Бланк документа (бланк) - носитель информации с нанесенными на нем постоянными реквизитами.
Формуляр-образец документа - модель построения формы документа, присущая данной унифицированной системе документации и устанавливающая поля для записи реквизитов. Формуляры-образцы организационно-распорядительных документов (схемы размещения реквизитов) приведены в ГОСТ Р 6.30-97.
Рабочее поле документа - часть документа, предназначенная для заполнения реквизитами.
Служебное поле документа - часть документа, предназначенная для закрепления документа в технических средствах и средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений. На служебных полях делового письма размещают номера страниц, гриф ограничения доступа, гербы и эмблемы, отметку о постановке исполнения документа на контроль.
2.2. Документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии
В любой организации, на любом предприятии должны быть общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия.
А. Общегосударственные материалы по ДОУ:
1) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.
2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68. (Помогает в разработке собственной инструкции по делопроизводству.)
3) ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 1997.
4) Изменения № 1 к ГОСТу Р 6.30-97, внесенные Постановлением Госстандарта России № 9-ст от 21.01.2000 и введенные в действие 01.04.2000.
5) Положение об Архивном фонде РФ. М., 1994.
6) Положение о Государственной архивной службе РФ. М., 1994.
7) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000).1 Необходимо также в территориальном учреждении Росархива выяснить, является ли ваша организация источником формирования Архивных фондов РФ. Возможно, ваша вышестоящая организация разработала специальный отраслевой или корпоративный Перечень документов с указанием сроков их хранения, тогда следует руководствоваться и его требованиями.
8) Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. М., 1981. Благодаря ориентации на нормы, устанавливаемые этим документом, обычно удается обеспечить уважительное отношение к клиентам и создать благоприятный имидж у потребителей и общества в целом.
9) Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Б. Собственные документы организации:
1) Копия устава организации - для точного исполнения реквизитов, связанных с наименованием и справочными данными о собственной организации.
2) Положения о структурных подразделениях - для прямого направления входящих документов исполнителям в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями, что способствует экономии времени руководителя (он освобождается от необходимости накладывать резолюцию на каждый входящий документ, определяя задание и срок исполнения, что не является необходимым в очевидных случаях; однако возникает необходимость ввести систему типовых сроков исполнения документов внутри организации, чтобы с их помощью контролировать исполнительскую дисциплину), ускорению документооборота и повышению оперативности принятия решений.
3) Должностные инструкции ведущих (ключевых) специалистов, особенно заместителей руководителя, - для достижения тех же целей, что и в предыдущем случае.
4) Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) - для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии, определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами, типовые сроки исполнения документов на предприятии, маршруты движения наиболее важных документов, система контроля за исполнением документов, особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, правила регистрации документов, типовые формы документов и т. п.
Организация во внешней среде представляется как единое целое, юридическое лицо, поэтому все ее документы, независимо от подразделения и должностного лица, их составившего, должны быть единообразны с точки зрения формы и содержания постоянных реквизитов. Как мы увидим далее, нормативные документы по делопроизводству часто допускают некоторое разнообразие в исполнении отдельных реквизитов, предоставляя организации возможность выбрать наиболее устраивающий ее вариант. Например, реквизит "Справочные данные об организации", входящий в число постоянных реквизитов для внешней документации, согласно стандарту должен обязательно включать только почтовый адрес организации, а остальные элементы (номера телефонов, факсов, телексов, электронной почты, банковские счета, ИНН, БИК) - по усмотрению организации. Поэтому руководство должно решить, как будет выглядеть бланк организации с постоянными реквизитами, и довести это решение до всех лиц, подготавливающих документы, для его обязательного выполнения. Шаблон бланка можно и сполнить на компьютере и внести в базу всех компьютеров, используемых для подготовки документов. Изображение бланка организации уместно привести в "Инструкции по делопроизводству".
В инструкции по делопроизводству конкретной организации, кроме того, должны быть отражены особенности системы управления, а значит, и документационного обеспечения управления. Поскольку организации в определенной степени уникальны, причем различия могут касаться и разделения труда в сфере управления, и структуры, и многого другого, а кроме того, отражают неповторимость личности их руководителей, постольку и делопроизводство приобретает уникальные черты. Повторим, что в ГОСТ Р 6.30-97 есть целый ряд положений, когда порядок проставления реквизитов устанавливается по усмотрению организации, и это "усмотрение" должно быть доведено до всех работников, имеющих отношение к созданию документов и работе с ними. Кроме того, документационное обеспечение управления требует от всех его участников знания правил ДОУ, а ознакомление с этими правилами требует либо проведения специальных занятий, либо наличия на рабочих метах необходимых инструктивных и нормативных материалов. Выходом из этой ситуации также может служить разработка и доведение до работников инструкции по делопроизводству в организации, включающей также и нормативные и инструктивные материалы общего назначения.
При разработке инструкции по ДОУ (делопроизводству) в организации следует обратить внимание на:
1. Какие виды бланков для документов вводятся в организации из перечня: общий бланк, бланк письма, бланки конкретных документов, кроме письма.
2. Состав справочных данных об организации на бланках.
3. Порядок проставления даты на документах.
4. Порядок нумерации и индексации документов разных видов, в том числе с использованием номенклатуры дел.
5. Примеры бланков документов, их формы.
6. Состав, порядок исполнения и место расположения идентификатора электронной копии документа.
7. Порядок подписания документов в случае отсутствия первого лица организации.
8. Права вторых лиц организации и подразделений на самостоятельное ведение переписки и на собственные формы бланков документов с указанием должности или названия подразделения.
9. При наличии у организации законных прав на размещение герба РФ или герба субъекта Федерации - требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с гербами.
10. Порядок проставления реквизита "Отметка об исполнителе".
11. Порядок контроля исполнения документов.
12. Типовые сроки исполнения документов.
13. Перечень документов, по которым требуется составление не только копии, но и отпуска (второго экземпляра оригинала).
14. Признаки оригинальной подписи на документах (например цветные чернила) и порядок использования подписи-факсимиле.
15. Порядок составления номенклатуры дел и, возможно, на саму номенклатуру дел в качестве приложения к инструкции.
16. Положение об экспертной комиссии по делопроизводству.
17. Перечень документов, требующих утверждения и заверения печатью, а также указание места размещения печати (под последним словом в названии должности).
18. Ответственность должностных лиц за качество и сроки исполнения документов.
19. Порядок визирования документов должностными лицами организации и составляющие визирующей подписи.
20. Должностную инструкцию ответственного за документационное обеспечение управления и других, для которых работа с организационно-распорядительными документами является основным видом деятельности.
21. Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну, и с другими видами ограничения доступа.
22. Документооборот по важнейшим сквозным документам.
23. Перечень слов, содержащих трудности при написании.
24. Правила корректировки документов, черновиков и применяемые корректурные знаки.
25. Систему кодировки подразделений и должностных лиц организации (если она имеется).
26. Перечень нерегистрируемых документов.
27. Указание, что при наличии нескольких исполнителей документа, согласно резолюции, ответственным за исполнение документа в целом является лицо, чья фамилия идет первой в списке исполнителей или подчеркнута.
28. Особенности и примеры составления конкретных видов документов (при необходимости).
29. Договор с организацией Росархива (если таковой имеется, если организация является участником комплектования архивных фондов государственных, муниципальных архивов) и др.
Для примера при разработке фирменной "Инструкции по делопроизводству" полезно использовать упоминавшуюся "Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденную приказом федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.1
5. Номенклатура дел, о которой речь пойдет дальше, - это систематизированный список заводимых в делопроизводстве дел с указанием сроков хранения каждого из них, оформленный в установленном порядке. Этот документ определяет систему классификации документов организации и является аналогом каталога в библиотеках, благодаря которому обеспечивается достаточно быстрый поиск нужного издания. Дело (папка) - совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности организации, помещенных в отдельную папку. Иногда есть необходимость завести отдельную папку (дело) на один-единственный документ (например для размещения устава организации).
Делопроизводство. / Спивак В. А. - СПб: Питер, 2003. - 208 с.
|