Решение задач и осуществление функций современного управления немыслимы без документов, рациональной организации работы с ними, без офисных технологий.
Основная задача дисциплины "Делопроизводство и офисные технологии" состоит в изучении требований к составлению деловой документации, к организации офиса.
Документы являются материальными носителями информации. Они отражают события, содержат распоряжения и предписания к исполнению, позволяют контролировать процессы хозяйственной деятельности, государственного управления. Документы имеют юридическую силу и потому служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия. Выполняя коммуникативную функцию, они обеспечивают внешние связи между организациями, учреждениями, предприятиями. Являясь носителями инфор
мации, документы становятся средством для анализа деятельности, принятия решений по вопросам управления предприятием.
Цель изучения дисциплины - заложить знания и навыки работы со служебными документами, необходимые менеджеру любого звена управления.
Содержание дисциплины составляют три основных направления:
- составление и оформление документов;
- организация работы с документами;
- техника и технология современного офиса.
Практические занятия по дисциплине нацелены на закрепление лекционного материала. Учащийся на занятиях и самостоятельно должен изучить следующие темы.
Тема 1. Расположение и оформление основных реквизитов документов.
Составление документа на персональном компьютере. Составление бланка для основных документов. Составление бланка для писем.
Значение документа в управленческой деятельности. Классификация служебных документов. Унификация и стандартизация документов. Подготовка и машинописное исполнение документов согласно системе ГОСТа.
Тема 2. Составление и оформление инструкций, правил, положений.
Ознакомление с видами организационных документов предприятия: положением о персонале, штатным расписанием, структурой и штатной численностью, должностной инструкцией. Составление и оформление штатного расписания, должностной инструкции.
Основные требования по оформлению текста документов. Реквизиты документа, их оформление. Реквизиты общего бланка, бланка для писем.
Тема 3. Оформление приказов, распоряжений, указаний.
Составление текста и оформление приказа по основной деятельности, указания, распоряжения. Оформление протоколов, выписок из протоколов, выписок из приказов. Подготовка текста протокола
Основные виды организационных документов. Главные элементы текста и оформление учредительных документов. Структура и оформление документов внутреннего распорядка организации.
Тема 4. Личные документы по персоналу.Составление заявлений, резюме, автобиографии.
Основные виды распорядительных документов. Подготовка и оформление приказа по основной деятельности. Составление распоряжений и указаний. Подготовка и оформление протоколов. Оформление выписок.
Тема 5. Составление и оформление основных документов по личному составу.
Изучение правил составления и оформления договоров и контрактов о приеме на работу. Подготовка приказов по личному составу о приеме, увольнении, командировании персонала. Ознакомление с особенностями заполнения трудовых книжек.
Подготовка и составление заявлений. Виды, особенности составления резюме. Подготовка автобиографии.
Тема 6. Составление справок, докладных, служебных, объяснительных записок.
Подготовка справок с места работы, объяснительных записок, служебных записок, докладных записок.
Порядок составления трудовых контрактов. Оформление основных реквизитов трудового контракта. Составление и оформление приказов по личному составу. Назначение и заполнение личных карточек.
Тема 7. Составление и оформление служебных писем.
Подготовка служебных писем. Оформление факса.
Состав документов личного дела. Оформление документов личного дела. Порядок оформления, использования и хранения личных дел. Трудовые книжки, их оформление и ведение.
Тема 8. Подготовка актов, доверенностей, расписок.
Ознакомление с правилами составления актов, доверенностей, расписок. Составление акта, расписки.
Виды деловых писем. Требования речевого этикета русского языка в деловом письме. Оформление писем и факсов.
Тема 9. Создание массива управленческой информации.
Системы группировки информации. Особенности обработки информации для хранения и использования.
Ознакомление с особенностями создания баз данных управленческой информации. Составление реферата, аннотации на документы.
Составление и оформление актов. Виды и оформление доверенностей. Составление расписок. Особенности оформления и заполнения финансовых документов.
Тема 10. Формирование дел, регистрация документов.
Ознакомление с правилами формирования дел, регистрации документов.
Организация поиска, сбор информации. Анализ информации путем реферирования, составления аннотаций, рецензий.
Тема 11. Организация работы и техника офиса.
Изучение видов техники, особенностей организации работы современного офиса.
Особенности формирования дел. Подготовка документов к хранению. Хранение и использование деловых бумаг.
Тема 12. Средства связи офиса.
Ознакомление с видами средств связи офиса (телефон, факс, модем, факс-модем), правилами этикета при их эксплуатации.
Классификация и систематизация документов. Создание массива управленческой информации.
Тема 13. Репрографика. Копирование документов.
Ознакомление с видами техники и технологиями копирования и размножения документов.
Документооборот и цикл обработки деловых бумаг. Первичная обработка документов. Регистрация документов. Контроль за исполнением документов.
Тема 14. Устройства и техника ввода, хранения, использования информации.
Оснащение офиса. Средства связи. Экспедиция. Копирование и репрографика. Организация и безопасность труда.
Тема 15. Электронные сети.
Знакомство с возможностями электронной почты, интернета.
Оборудование для ввода, хранения, использования информации. Возможности использования ЭВМ. Электронные сети.
Делопроизводство и офисные технологии: Методическое пособие для практических занятий студентов дневного отделения специальности "Менеджмент" / Калинингр. ун-т. - Сост. И.Ю. Сафонова. - Калининград, 1999. - 37 с.
|